ZZP Projectmedewerker Ibd

De opdrachtomschrijving

freelance

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar
afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de
uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven
door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief
te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners door samenwerking te
stimuleren via samen organiseren en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de
dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke
speerpunten:
werken als n overheid met leden en partners aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal fysiek en veiligheidsdomein;
verbeteren van de dienstverlening;
een efficinte en wendbare organisatie;
anticiperen op de toekomst.



Over de Informatiebeveiligingsdienst (IBD)
De IBD ondersteunt de Nederlandse gemeenten op de terreinen informatiebeveiliging en
privacy. De IBD ondersteunt hen bij preventie detectie en cordinatie en fungeert als
Computer Emergency Response Team. Daarnaast adviseert de IBD over de Baseline
Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het gebied van privacy richt de IBD zich onder meer
op het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). Hierbij richt de IBD zich op: kennisdeling vanuit de IBD en
tussen gemeenten netwerkvorming van Functionarissen Gegevensbescherming (FG) en
Privacy Officers (PO) belangenbehartiging en het ontwikkelen van een bestuurlijk gedragen
aanpak.

Omschrijving van de opdracht

De opdracht omvat een breed scala aan taken die gericht zijn op het
ondersteunen van het hoofd IBD en de teamleden. Een belangrijk aspect van
de rol is het beheren van de agendas waarbij een efficinte planning en
cordinatie van afspraken centraal staat. Daarnaast fungeert de medewerker
als sparringpartner en verbindende schakel tussen adviseurs cordinatoren en
het hoofd IBD wat essentieel is voor de interne samenwerking binnen de
afdeling.

De opdracht omvat verder het bieden van zowel inhoudelijke als
administratieve ondersteuning aan diverse werkgroepen expertgroepen
webinars en spreekuren. Hierbij speelt het organiseren van verschillende
bijeenkomsten zowel online als fysiek een belangrijke rol. Dit omvat niet
alleen het plannen en faciliteren van deze bijeenkomsten maar ook het
opstellen van notulen en het bewaken van de opvolging van gemaakte
afspraken.


Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van planning en processen
voor het beheer van producten en dienstverlening IBD;

Administratieve ondersteuning bij in en uitstroom van teamleden;

Ontwikkelt werkinstructies en processen ten aanzien van de
administratieve organisatie bewaakt deze signaleert knelpunten en doet
verbetervoorstellen;

Het cordineren en redigeren van de interne communicatiemiddelen
(w.o. de weekrapportages en nieuwsbrief);

Maken van afspraken met collegas over het uitvoeren ontwikkelen en beheren van
project en teamprocessen en vergadertools & templates;

Organiseren van overleggen en bijeenkomsten;

Notuleren bij (ook complexe bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;

Beheren van administratie(s) en databestanden verzamelen en
verwerken van gegevens beoordelen op juistheid van gegevens;

Verantwoordelijk voor het bijhouden en invoeren van het Customer Relation
Managent systeem (CRM);

Beheren van de diverse Teamsomgevingen;

Fungeren als backup voor werkzaamheden zoals o.a. het bijhouden

van de deelnemersadministratie van de IBD en het beheer van de
website.



Resultaat van de opdracht
Je hebt gefungeerd als spin in het web voor adviseurs cordinatoren en hoofd IBD
binnen de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten
behoeve van diverse werkgroepen expertgroepen webinars en bespreekuren. Je
hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor
de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt diverse administraties
en databestanden beheerd. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer IBD in de
breedste zin van het woord.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.17 september 2024 van 9.00 tot 13.00 uur.
• Door de inschrijver is n CV en n motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map Extra documenten.
• MBO/HBO denk en werkniveau
• Afgeronde projectmanagementopleiding en/of cursus
• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van teams en managers
• Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties
• Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint
• Minimaal 2 jaar ervaring met het inrichten van Teams omgevingen
• Minimaal 2 jaar ervaring met Content Management Systemen (bv WordPress)
• Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (bv Teams Zoom)
• Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties

De Wensen

• Kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering;
• Ervaring met het informatiebeveiligings en/of privacydomein
• Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze in overleg met teamleden te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief)

Remote Work :

No