ZZP Plaatsvervangend Directeur Ipm

De opdrachtomschrijving

freelance

Inhuuropdracht: interim plaatsvervangend Directeur Informatie en Procesmanagement (IPM)
Periode: 1 September tot en met 31 december 2024

Aanleiding
De IPM organisatie staat voor een aantal grote opgaven waaronder:
Verbetering van de eigen bedrijfsvoering binnen de IPMkolom.
Het inbedden van de nieuwe Utrechtse organisatie cultuur die zich toespitst op
Duidelijkheid Resultaatgerichtheid en Aanspreekbaar (DRA).
Het regisseren van de procesverbeteringen binnen de gemeente Utrecht alsmede het
optimaliseren van de ondersteunende informatiehuishouding mede in het licht van de
bezuinigingsopgave.
Het rationaliseren van het applicatie en ICTlandschap.
De totale portefeuille van de directeur IPM tevens CIO is momenteel te groot op deze grote
opgaven met voldoende aandacht en effectiviteit te delegeren naar de MTleden en als
volwaardig dagelijks opdrachtgever te fungeren.
Tijdelijke opgavemanager IPM
Om de directeur IPM te onlasten wordt extern een tijdelijke opgavemanager gezocht. Deze
opgavemanager neemt de dagelijkse opdrachtgeversrol over van de directeur en fungeert
daarin als plaatsvervangend directeur IPM.
De directeur blijft opdrachtgever van de opgaven maar belegt de dagelijkse opdrachtgeving
bij de opgavemanager. Dit betekent:

Elke opgave decomponeren tot SMART individuele opdrachten voor elk MTlid

Het overeenkomen met en beleggen van deze individuele opdrachten bij de MTleden.

Het bewaken van de samenhang van de individuele opdrachten

Het toezien op de voortgang van de individuele opdrachten

Het toezien op kwalitatieve rapportages door de opdrachtnemende MTleden

Het coachen/faciliteren van de MTleden in het wegnemen van belemmeringen

Het afhandelen van escalaties en doorescaleren naar de directeur IPM indien nodig

Sparringspartner voor de directeur IPM om de strategie van de IPMkolom aan te
scherpen en de te werken aan een verbeterde governance stakeholdermanagement
organisatie inrichting en werkomgeving/cultuur.
Kenmerken kandidaat
We zoeken een kandidaat met de volgende kenmerken.
Minimaal 5 jaar ervaring in interim en/of programmadirecteurs rollen op strategisch
niveau binnen een omvangrijke politiekbestuurlijke setting liefst in de lokale
overheid.
Ervaring in organisatieontwikkeling die gericht is op het taakvolwassen maken van
teams het versterken van strategische kracht en het verbeteren van de dagelijkse
aansturing.
Aantoonbare en meerjarige kennis en ervaring op het gebied van ICT en
informatiemanagement idealiter opgedaan bij G4 of 100K plus gemeentes.
Aantoonbare en meerjarige ervaring met rationalisatie van applicatielandcshappen.
Daarnaast zien we graag dat de kandidaat:
Actief de verbinding aangaat en collegas stimuleert dit ook te doen.
Uitstekend kan communiceren.
De moed heeft om standpunten in te nemen richting te bepalen en initiatief te nemen.
Vertrouwen uitstraalt en overtuigend kan zijn.
Begrip en gevoel heeft voor de complexiteit van bestuurlijke en politieke
verhoudingen.

Nadere duiding van de opgaven
Verbetering van de eigen bedrijfsvoering binnen de IPMkolom
Er lopen diverse acties om in control te komen op de bedrijfsvoering en
opdrachtenportefeuille van de IPMkolom.
Deze activiteiten moeten in samenhang worden gebracht en in samenhang worden
gemanaged.
Onder deze activiteiten valt ook de opdracht tot financile doorlichting van de IPMkolom.
Deze opdracht is momenteel in voorbereiding en zal naar verwachting per 1 september
extern zijn gegund.
Door het programmamanagentbureau is een voorstel uitgewerkt om gestructureerd en
stapsgewijs in control te komen. Dit voorstel moet verder worden gebracht door het voorstel
te laten challengen door de MTleden en andere betrokkenen en vervolgens in uitvoering
worden gebracht.
Om beter zicht grip en sturing te geven aan alle opgaven is een sturingswerkwijze
gentroduceerd binnen IPM met gebruikmaking van een Obeyabord Onepagers en
maandrapportages. De verankering van deze sturingswijze in de verschillende
overlegstructuren van IPM is nog niet voldoende ingeregeld.
Het MTIPM heeft een aanzet gemaakt tot een IPMstrategie en meerjaren planning. Deze
aanzet moet nog worden vervolmaakt en parallel hieraan in uitvoering worden gebracht.
Het inbedden van de nieuwe Utrechtse organisatie cultuur die zich toespitst op Duidelijkheid
Resultaatgerichtheid en Aanspreekbaar (DRA)
Vanuit de gemeente Secretaris is een organisatieverandering gestart onder de werktitel
DRA. Deze DRAdoelstellingen dienen zichtbaar te zijn/worden verankerd in de werkwijze van
IPM en in alle verbetertrajecten van IPM. Waar nodig zullen aanvullende DRAinitiatieven
moeten worden geintroduceerd.
Het regisseren van de procesverbeteringen binnen de gemeente Utrecht alsmede het
optimaliseren van de ondersteunende informatiehuishouding mede in het licht van de
bezuinigingsopgave.
In de rol van CIO is de directeur IPM stelsel verantwoordelijk voor alle informatie en
procesmanagement binnen de gemeente Utrecht. In het kader van de gemeente brede
bezuinigingsdoelstellingen zijn hervormingsmaatregel gedefinieerd. En daarvan is
Automatisering inzetten voor procesverbeteringen. Deze maatregel zit nog in opstartfase en
dient nog te worden belegd bij de MTleden nader te worden uitgewerkt en in uitvoering te
worden gebracht.
In het kader van een veterde bedrijfsvoering binnen de gemeente Utrecht is ook een aantal
speerpunten geformuleerd. IPM heeft bij te dragen aan deze speerpunten. Deze bijdrage
moet nog worden gemobiliseerd. Bovendien is de directeur IPM namens de
Concernafdelingen ook trekker/portefeuillehouder van n van de speerpunten te weten
procesverbetering en automatisering van de bedrijfsvoering. De samenhang met de eerder
genoemde hervormingsmaatregel Automatisering inzetten voor procesverbeteringen moet
nauwlettend worden bewaakt.
De vier speerpunten zijn:

Centraliseren en prioriteren

Kaderstelling en handhaving

Capaciteit en kwaliteit

Procesverbeteringen en automatisering van de bedrijfsvoering
Het rationaliseren van het applicatie en ICTlandschap
De informatiehuishouding van de gemeente Utrecht en het ondersteunende
applicatielandschap is op onderdelen onnodig divers en soms ook dubbel uitgevoerd. Er
lopen diverse programmas om hier verbeteringen op door te voeren. In het kader van de
bezuinigingsopgave is hier versnelling op nodig. Die versnelling wordt in ieder geval gezocht
in het rationaliseren van het applicatielandschap zodat onder andere dubbelingen uit het
IT/OTlandschap worden verwijderd de customizing in het applicatie landschap wordt
teruggemanaged applicaties alleen op needtohave basis beschikbaar worden gesteld
(waaronder ook het terugmanagen van de printerfaciliteiten).
Deze rationalisatieopgave moet nog worden geconcretiseerd en opgestart.
Organisatie Gemeente Utrecht
De directie op concernniveau bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur twee
directeuren gericht op Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen en een directeur
Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Zij zijn hirarchisch verantwoordelijk voor diverse
eindverantwoordelijke directeuren en concernmanagers die zich bezighouden met de
uitvoering het beleid en de algemene bedrijfsvoering van het concern. Deze groep van
leidinggevenden wordt de 20 genoemd. Samen zijn zij verantwoordelijk voor het sturen van
de brede opdrachten en taken binnen onze ambtelijke organisatie.
Directeur IPM geeft leiding aan de IPMkolom en is onderdeel van deze 20groep en
rapporteert aan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening..
IPMkolom
De IPMkolom bestaat uit de volgende organisatieonderdelen:
1. Domstad IT (DIT). Deze levert generieke ICTdiensten en producten
2. CIOOffice. Deze zorgt voor het ICTbeleid adviseert en ondersteund de directeur IPM
en monitort en faciliteert de gehele gemeentelijke organisatie in het implementeren
van het ICTbeleid.
3. Decentrale IPM organisatie ingedeeld in vier domeinen te weten Publieke
dienstverleningsdomein Sociaal domein Fysiek domein en Bedrijfsvoeringsdomein.
Deze zorgen voor het informatie en procesmanagement dat specifieke is voor de
betreffende organisatieonderdelen.
DIT en CIOO vallen zowel hirarchisch als hirarchisch onder de verantwoordelijkheid van de
directeur IPM. De decentrale IPMonderdelen vallen onder de functioneel
verantwoordelijkheid van de directeur IPM.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• De kandidaat moet in staat zijn om minimaal 50% vanaf een gemeente Utrecht locatie te werken.
• Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
• Kandidaat heeft aantoonbaar werk en denkniveau op WOniveau.
  Beargumenteer waarom kandidaat voldoet aan deze eis.
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in interim en/of programmadirecteursrollen op strategisch niveau binnen een omvangrijke politiekbestuurlijke setting liefst in de lokale overheid.

  Beargumenteer waarom kandidaat hieraan voldoet.

• Kandidaat heeft ervaring organisatieontwikkeling die gericht is op het taakvolwassen maken van teams het versterken van strategischde kracht en het verbeteren vabn de dagelijkse aansturing.

  Beargumenteer waarom kandidaat hieraan voldoet.

• Kandidaat heeft aantoonbare en meerjarige kennis en evaring op het gebied van ICT en informatiemanagement idealiter opgedaan bij G4 of 100KK plus gemeentes.

  Geef hier voorbeelden van.

• Kandidaat heeft aantoonbare en meerjarige ervaring met rationalisatie van applicatielandschappen.

  Geef hier voorbeelden van.

• Voeg hier je CV toe.
  Je CV is max 3 paginas enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.

  Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
  Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.

  .Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdfformaat.

De Wensen

• Wij werken met flex werkplekken. Van onze externe kandidaten verwachten wij dat zij bereikbaar zijn via en gebruik maken van hun eigen mobiele telefoon.
• Werken vanuit het buitenland is niet toegestaan tenzij dit vooraf is afgestemd.

Remote Work :

No