Projectsecretaris

Waar ben jij van

Jij bent onderdeel van het team spelen het team spelen werkt over heel Rotterdam aan het vervangen van speelplekken die toezijn aan vervanging. Hierbij ben je verantwoordlijk voor eigen projecten (onder begeleiding van projectmanager). De werkzaamheden bestaan uit het zelfstandig opzetten van projectteams. Afstemmen met projectteam participatie en communicatie om tot een definitief ontwerp te komen.

Daarbij wordt je ingezet als projectsecretaris voor integrale vervangingsprojecten. Hierin biedt je ondersteuning aan de projectmanager.

Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.

Jouw functie

De ondersteuner neemt de projectmanagers werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken acties uitzetten en monitoren overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden binnen en buiten de organisatie. Als dit wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.

Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICKaspecten.

Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings en uitvoeringsfase) om scope planning voortgang te bewaken.

Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden

Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager

Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen

Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten zoals projectplannen voortgangsrapportages beslisdocumenten notities planningen (uren)ramingen offerte(aanvragen) risicoanalyses opdrachten (bewoners)correspondentie.

Heeft overzicht over relevante overleggen betrokkenen onderwerpen besluitvorming planning en informatiestromen.

Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA RSPWApp)

Jouw profiel

In de rol bij team spelen en van projectsecretaris biedt jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig en nauwkeurig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg dat vraagt om proactiviteit en dienstverlening. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden denk aan technische collegas soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Daarnaast ben jij een verbinder door samen te werken maar ook te netwerken. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven. Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Tot slot ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jouw niet af.

Eisen

• Minimaal een afgeronde mbo niveau 4opleiding.
• Minimaal 6 maanden ervaring met projectmatig werken en werken in of met de buitenruimte.
• Je hebt recente ervaring als projectsecretaris in (multidisciliplinaire) projecten in een gemeentelijke omgeving.
• Ervaring met het gebruik van Microsoft Office 365 (Word Excel Teams Outlook).

Wensen

• Een afgeronde mbo niveau 4opleiding in technische richting zoals middenkaderfunctionaris bouw infra of in de richting van managementassistent.
• Ervaring met het gebruik van aanpalende programmas zoals: ArcGIS ObSurv DIVA Oracle/Cognos.
• Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen lezen.
• In het bezit van een RSPW Prince2 IPMA of Projectmatig creeren cerfiticaat.

De opdrachtgever

Gemeente Rotterdam Afdeling Gebiedsbeheer sector Openbare Werken cluster Stadsbeheer

Remote Work :

No