Assistant de site HF

En tant quAssistant Site H/F vos missions seront :

ACCUEIL / ADMINISTRATIF

• Accueil des visiteurs et gestion du standard tlphonique (filtrage des appels prise et restitution des messages)
• Coordination avec le Directeur et les Services Gnraux du Groupe pour assurer la bonne tenue des locaux (commandes de fournitures consommables djeuners de runion gestion de la caisse Coordination des rparations ou des remplacements ncessaires)
• Planification et suivi des visites mdicales pour lquipe en coordination avec le service RH
• Rdaction des comptes rendus de runion et ralisation de prsentations PowerPoint ainsi que de schmas techniques sur Visio
• Suivi des procdures administratives de lquipe DEI (compterendu dactivit notes de frais suivi des congs et RTT points dinformation etc.)
• Administration et formation sur Intradis pour les nouveaux collaborateurs DEI
• Saisie et suivi des contrats des soustraitants intervenant sur les projets DEI
• Suivi des procdures de scurit (gestion des badges contrle daccs etc.).

CREATION et SUIVI DES PROJETS / PLANIFICATION

• Cration des fiches affaires projets sur loutil interne en collaboration avec les commerciaux et les directeurs de projet
• Enregistrement et suivi des plannings des collaborateurs en coordination avec les diffrents directeurs de projet et les intervenants
• Saisie des heures non ouvres (HNO) et des astreintes de lquipe avec traitement des RIT en relation avec les intervenants et les directeurs de projet
• Supervision des interventions des consultants en soustraitance sur les projets et les dlgations en collaboration avec le directeur de projet incluant la passation de commande auprs de lADV et la saisie de la planification
• Suivi des contrats en rgie des quipes en collaboration avec les directeurs de projets (support pour le consomm des contrats et la saisie des comptes rendus dactivit pour les externes)
• Suivi des contrats dassistance support vendus par la DEI : traitement des tickets dincident avec les groupes de travail concerns gestion du consomm et rapport trimestriel pour le service RH
• Coordination avec les quipes techniques et commerciales pour transmettre un point de suivi hebdomadaire des projets lADV

ASSISTANAT COMMERCE ET PROJETS

• Suivi des devis clients et traitement des nouveaux clients (ouverture de compte)
• Surveillance de la consommation des contrats dassistance et des projets (tat du planning et consommation hebdomadaire ou mensuelle pour les directeurs de projet ou les clients alerte aux commerciaux pour le renouvellement des contrats dassistance)
• Supervision avec les commerciaux pour la commande des fournisseurs pour tous les achats de projets
• Suivi et relance des livraisons en collaboration avec lADV
• Rception des livraisons sur le site de La GarenneColombes avec validation de la conformit du bon de livraison
• Gestion des transferts de colis entre Roissy et La GarenneColombes ainsi que des livraisons vers les clients en soutien lquipe technique

PROFIL :

• Vous tes diplm(e) au minimum dun Bac2 en assistanat
• Vous possdez une exprience significative dans le domaine de lassistanat ou sur un poste similaire
• Vous tes reconnu(e) pour votre patience votre autonomie et vous aimez travailler en quipe
• Vous possdez un bon sens de lorganisation et recherchez un poste avec des missions varies

Dtail du poste :

• Type de contrat : CD 39h
• Localisation : Bas La Garenne Colombes
• Dplacements prvoir : occasionnellement
• Tltravail : Oui 1 fois par semaine
• Salaire : 30K/35k selon profil et expriences

Dans la continuit de sa politique RH en faveur de lgalit professionnelle la politique dembauche de la socit Infodis vise amliorer la reprsentation des personnes en situation de handicap sur lensemble des offres proposes.

Pourquoi nous rejoindre (nos avantages)

• Prime de Participation
• Carte Ticket Restaurant Swile (840 Euros par jour travaills pris en charge 60%)
• Participation aux transports (50%)
• Prime de vacances
• Mutuelle
• Comit dentreprise
• Prime de cooptation

Notre process de recrutement :

• Entretien tlphonique avec un recruteur delquipe
• Entretien (par visio en gnral) avec un rfrent technique pour explication du contexte et primtre de la mission vrifier ladquation technique
• Entretien client (si besoin)
• Embauche etIntgration du collaborateur