مساعد اداري

نحن شركة المشروبات الممتازة الرائدة في العالم مع مجموعة متميزة من العلامات التجارية ، مثل جوني ووكر ، سميرنوف ، بايليز ، كابتن مورغان ، تانكراي ، وجينيس. هدفنا - الاحتفال بالحياة ، كل يوم ، في كل مكان - له دور مهم في شركتنا ، لموظفينا ، وتنوعنا ، وعلاماتنا التجارية ، في كيفية أدائنا وكيف نخلق قيمة مشتركة.
الغرض من الدور: تقديم دعم مساعد إداري يتقن لكبار القادة في أعمالنا. هذا دور متنوع وصعب ويتطلب درجة عالية من النشاط المؤيد والمرونة والمبادرة والسرية

المسمى الوظيفي
لتوفير دعم لوجستي ومالي وإداري يتسم بالكفاءة والفعالية والتأكد من أن مكتب الشركة يحافظ على أنظمة غينيس القياسية وأفضل الممارسات للوظائف اللوجستية والتمويل والإدارة وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة. تعتبر أدوار المساعد الإداري في موسوعة غينيس ضرورية لحسن سير أعمالنا ؛ إنه دور متنوع ، مع فرص وافرة للنمو وتعظيم تأثير القادة والفرق الذين تدعمهم. عالم العمل يتغير ، والطرق التي يمكنك من خلالها المساهمة في نجاح العمل هي أيضًا. سيكون التعرف على مجالات العمل التي تدعمها وفهمها أمرًا أساسيًا ، من أجل دعم قادتك واجتماعاتهم ومشاريعهم وبيئة الأعمال العامة. في حين أن هذا الدور يهدف إلى دعم أدوار مدير العلامة التجارية العالمية في غينيس ، فإن فرقنا وقادتنا يتطورون باستمرار وعلى هذا النحو ، قد يتم إعادة تعيينك لدعم قائد مختلف (أو مجموعة من القادة) لأولئك الذين تم الإعلان عنهم في الأصل.

المهام الأساسية
• يوفر المساعدة في جميع المهام الإدارية والكتابية للقادة والموظفين المعينين.
• إدارة يومية فعالة - التركيز على توقع الاحتياجات وفهم الأولويات.
• إدارة / تنسيق المشاريع الوظيفية المحددة والإدارة.
• تنسيق البيانات وإعداد تقارير الأعمال والعروض التقديمية ذات الصلة.
• ضمان إكمال جميع أوامر الشراء والفواتير والمصروفات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة ومتوافقة.
• إدارة وتنسيق السفر والتأشيرات والإقامة.
• إدارة النفقات في الوقت المناسب عبر Concur ، مما يضمن وجود نظام شامل للإيداع والمرجعية.
• إدارة وتنظيم الأحداث الداخلية والخارجية على سبيل المثال المؤتمرات والاجتماعات والأحداث.
• إدارة أماكن الاجتماعات والحجوزات.
• إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج.
• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات.
• الرد على المكالمات الواردة والمباشرة.
• الاستفادة من أنظمة إعداد التقارير المختلفة لإنشاء تقارير عبر الفئات والعملاء.
• دعم المهام والمشاريع الإدارية الأخرى للفريق عند الاقتضاء. المهارات الإدارية الأساسية.
• بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون هناك طلبات من مجتمع القيادة الأوسع حيث توجد اجتماعات حرجة أو مخصصة أو محددة يجب ترتيبها

الكفاءات والمتطلبات الرئيسية:
• منظمة للغاية وذات دوافع ذاتية ، مع القدرة على توقع عبء العمل وتحديد الأولويات بشكل فعال والتقدم.
• اعتماد نهج عقلية النمو للمشاريع الجديدة / بناء قدرات جديدة / في مواجهة التغيير.
• الرغبة في تعلم الأدوات والتقنيات الجديدة لإطلاق العنان لقدرات الفريق والقادة - توقع الاحتياجات ، واستخدام أدوات وتقنيات أفضل الممارسات لدفع الفعالية.
• كن مبدعًا واستباقيًا في إيجاد حلول للقضايا التي يواجهها القادة الذين تدعمهم وقم بتطوير وتطبيق فهم الوظيفة على عملك.
• إظهار المعايير العالية والمساءلة باستمرار من حيث التخطيط والجودة والدقة لمخرجات العمل لتلبية الجداول الزمنية الصعبة.
• الاستفادة من المهارات الشخصية الاستثنائية لبناء علاقات ممتازة والحفاظ عليها عبر مجموعة متنوعة من الشبكات متعددة الوظائف ، وجهاً لوجه وافتراضيًا.
• إثبات مستوى عال من النزاهة والامتثال والسرية في جميع الأوقات.
• القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.
• الاستعداد لأداء مجموعة متنوعة من الواجبات / المهام بما في ذلك في كثير من الأحيان الذهاب إلى أبعد من المتطلبات اليومية لضمان حسن سير الأنشطة التجارية.
• حل جيد للمشاكل ذو طبيعة إيجابية.
• قادرة على إقامة علاقات قوية عبر المجتمع الإداري للاستفادة من الخبرة وتوفير غطاء حسب الحاجة
• مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل.

المؤهلات والخبرة:
• الحد الأدنى من الدبلوم الوطني العالي ، والبكالوريوس ، ومؤهل الدراسات العليا أو ما يعادلها مع خبرة إدارية 3 سنوات على الأقل.
• خبرة إدارية لمدة 3 سنوات كحد أدنى والتي تشمل تقديم الدعم لقائد رفيع المستوى في إحدى المؤسسات.
• يمكن اعتبار المشاركة في التطوير المعجل المعتمد أو الزمالة أو برنامج التناوب بدلاً من الخبرة.
• مهارات تطبيقات برامج الكمبيوتر من المستوى المتوسط ​​إلى المتقدم (Excel ، Word ، Outlook) ، المطلوبة.
• إظهار الأداء العالي في السلطة الفلسطينية ، الإدارية